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Visional、契約を電子化。わずか3週間、フルリモート下で進んだ契約電子化プロジェクトの全貌を紹介します。

こんにちは。Visional広報の本田です。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、Visionalでは3月末より、原則全社員が在宅勤務に移行しています。社内外への感染抑止と、社員一人ひとりの安全確保を最優先として、社内外における会議や、面接・面談、イベントなど、あらゆる活動をオンラインでの実施に切り替えてきました。

このように働き方が急速に変わるなか、Visionalでは様々な取り組みを始めています。


<各部門の取り組みの一部をご紹介>
●在宅勤務期間の心身の安定を保ち、生産性向上に繋げるための労務グループによる健康情報発信(「日本経済新聞電子版」で紹介していただきました。【スタートアップに学ぶ働き方「ニューノーマル」】
●創業11周年記念(2020年4月14日)に、おそろいのビデオ会議用の背景画像を制作(「ALL VISIONAL」で経緯を紹介しています。【在宅勤務中でも、心を一つに。みんなで創業11周年記念日をお祝いしました。】
●ヨガインストラクターの資格を持つ社員によるランチタイムでのオンラインヨガ講座を有志で実施
●人財活用プラットフォーム「HRMOS」のお客様向けコミュニティ「ハーモスラボ」のオンライン開催


ここには書ききれないほど、Slackや社内SNSを通じて毎日たくさんの取り組みが各部署から発信されています。これらのほとんどは、一人ひとりの社員が主体的に動き、部署を越えた多くの人々を巻き込みながら実現したものです。そうした行動は、まさに、VisionalのValueの一つ、「その行動で、ブレイクスルー」を体現しているものだと思っています。

今回は、そうした取り組みの一つとして、Visionalで本日5月7日より開始する、契約電子化についてご紹介します。


キックオフから導入までわずか3週間、フルリモートで進めた契約電子化プロジェクトの裏側に迫る

本日5月7日より、Visionalでは、取引先の皆さまとの契約締結時に必要なすべての捺印および署名手続きの電子化を開始します。

また、当社では、ITプラットフォームのServiceNow(企業向けのサービスマネジメントクラウドサービス。ServiceNow社が提供。)を全社で導入しており、生産性向上のために、事業部門からコーポレート部門まで、あらゆる業務のワークフローをServiceNowに集約しています。契約電子化に伴い、社内における押印申請も同プラットフォーム上で簡単に手続きができるようになります。

実はこの契約電子化のプロジェクトは、わずか3週間(営業日では15日間)という短期間でキックオフから導入までをフルリモートで実現しました。そこで今回、プロジェクトを推進してきた法務室室長の小田将司さんに、導入の背景やスピーディーな対応の裏側についてインタビューを実施しました。

※過去の小田さんのインタビュー記事はこちら


小田さんインタビューカット-min

法務室室長/小田将司さん


──電子契約導入の背景について教えてください。

かねてより、管理部門内では契約や押印申請の電子化については前向きな意見が多く出ており、個人的には悲願とも言えるものでした。ただ、紙の契約・ハンコの文化は大変に重みがあり、当社が変えたいと思っても、お取引先様にとって受け入れられるものでなければ、効果は限定的な取り組みとなってしまいます。そのため、取り組みの優先順位が思うように上がらず、2月に行ったグループ経営体制への移行対応などもあったため、やった方がいいけれど今ではない、という形でこれまできていました。

そんな中、社会を大きく変えることになってしまった新型コロナウイルスのパンデミックが起きます。不幸にして命を落とされてしまった方も数多くいらっしゃいますし、現在進行形で社会に大きな打撃を与え続けている、とても悲しい事態です。

ただ、この状況だからこそできること、そしてやらねばならないことがあるのではないか?と私たちは考えました。押印対応のために、多くの方が身体的リスクを負って出社せざるを得なくなっている。リスクを完全に回避しようと思えばビジネスが停滞してしまう。これをなんとか解決しなければならない。そう思い、この機会に一気に電子契約化を進めることを決めました。

電子契約は、私たちだけの意志で実現できるものではありません。お取引先の皆様にも丁寧にご説明をし、ご理解・ご協力をいただきながら、この時代における新しいお取引の在り方を共に実現していけたらと思っております。


──初めてのリモートワークのなか、たったの3週間(15営業日!)で導入までを実現したとのことですが、どのように進められたのでしょうか?

緊急事態宣言が出る前に、緊急事態宣言が発令された後の押印対応について、ビズリーチ事業部営業企画部の林さんと検討を行っていました。そのときは、時間軸的に電子契約の導入までを一気に行うことは難しいのではないかと思って別の対応を行う結論を出していました。そうしてリモートワークに突入します。

しかし、事態が悪化の一途を辿り、リモートワークが長期化することが明らかとなっていく中、電子契約の導入を遅らせれば遅らせるほど経営的なリスクを増大させることになってしまうと考え直しました。そこで、4月上旬に林さんと打ち合わせを行い、1カ月以内に電子契約を導入しようと決断し、全社に宣言してしまいました。

そこからは、連日、電子契約を導入して紙とハンコをなくすにはどうしたらよいのかを二人で考え続けました。その結果、押印申請の仕組みも一緒に電子化することが必須であると悟ります。

そこで次に巻き込まれてくれたのは、経営基盤グループの井口さんと龍さんです。二人とは少しだけ対面・Slack等で接点はありましたが、ほぼ初対面に近い状態でした。そんな状況で私は、「電子契約と押印申請の電子化を4月中に実装したい」と無茶ぶりをしたのですが、井口さんが超人的なスピードとコミットメントで開発・実装してくれました。

同時並行で、経営基盤グループの増利さんとは、API連携で文書管理システムと接合する将来像について話し合い、それも踏まえて電子契約サービスの選定を進めていくことになりました。

ビジョナル株式会社の社長室の盛岡さん・佐藤さんの二人には、電子契約導入にあたって必要な社内規程の改定について、影響範囲の洗い出し・規程改定案の作成・各社取締役会を含めた手続きを行ってくれました。

セキュリティ室は、セキュリティチェックを漏れなく、迅速に行い、システム選定の最後のGoサインを出してくれました。

導入サービスが決まってからは、法務室メンバーの 江渕さん、島﨑さんなどと連日オペレーションの打ち合わせ。これだけのオペレーション変更のインプット時間はわずか数日です。正直私を含めメンバーには不安も多くありましたが、失敗を過度に恐れず、スタートさせてから改善していく覚悟を決めました。

また、スモールチームで突っ走っていたこのプロジェクトに側面支援としてPMO室のメンバーに加わってもらい、進行についてアドバイスをしてもらいました。

そんなこんなで中々大掛かりなプロジェクトとなりましたが、4月9日の林さんとのキックオフからわずか3週間の短納期で、しかもフルリモートで実装にこぎつけました。意志を持ったチームによる高いコミットメントと団結によって実現した素晴らしいプロジェクトだったと思います。

初めから最後までフルリモートで走り切ったのも、大きな自信になりました。ビデオ会議、画面共有、Slack、Googleスプレッドシートなどを使って、対面と全く変わらないクオリティ・スピード感で仕事ができました。withコロナ環境下におけるプロジェクトの進め方として学びも多かったです。


──今後の法務室、および管理部門として目指している姿や、目標とされていることについて教えてください。

私がとても好きな言葉に、VisionalのValueの一つである「変わり続けるために、学び続ける」があります。この言葉には、時代が変わり続ける中で、自分たちも変化し続けなければならないということが含意されていると捉えています。

時代が変わる瞬間は、大変です。だって、何が起きるか分からないし、今までやってきたことを捨てないといけないかもしれないのですから。

でも、だからこそ、私たちのようなスタートアップにはチャンスでもあります。変化を恐れず、時代に適応し、今までよりも多くの価値を社会に還元する。法務室のみならず管理部門全体として、こういう精神を持って変革を主導していく組織にしたいと強く思っています。

今回導入した電子契約については、早い企業様ではずっと前から取り組まれていらっしゃいます。私たちはまだそれらの企業様の背中を追いかけている状況に過ぎません。これからは、Visionalらしく、当社グループのみならず社会全体の本質的な課題解決を実現できるやり方を、私たちが先陣を切って取り組んでいけたらと思っています。


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プロジェクトメンバー(一部)の集合写真


これからも「ALL VISIONAL」で課題解決に取り組みます

Visionalの日々の業務を支える各部門が連携して実現した今回のプロジェクト。世の中が急速に変化し、様々なことに制限があるなかでも、この状況を前向きに捉え、課題を新しい可能性に変えていくべく、今後も「ALL VISIONAL」でお客様に価値を提供できるよう取り組んでまいります。

「新しい可能性を、次々と。」

これからもVisionalをよろしくお願いいたします。



この記事を書いたメンバー

本田 沙貴子/Honda Sakiko
青山学院大学総合文化政策学部卒業。2014年に新卒1期生としてビズリーチに入社。新卒採用担当を経て、新卒事業部の立ち上げに携わり、採用コンサルタントを経験。現在は広報室でVisionalのコーポレートPRを担当。

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